A projektmenedzsment nem könnyű feladat. A költségvetés kezelésétől és a határidők betartásától kezdve a minőség biztosításáig és a csapat motivációjának fenntartásáig kényes egyensúlyozást igényel – különösen, ha a technológia is szerepet kap. Ahogy a vállalkozások egyre inkább átveszik a virtuális projekteket, a kihívások egyre összetettebbé válnak. Egy virtuális csapat vezetése egyedi akadályokat jelent, különösen a hatékony kommunikáció fenntartása és a távoli környezetben való szervezés terén. A megfelelő megközelítéssel azonban ezek a kihívások a sikeres virtuális projektek, a kiváló együttműködés és a siker lehetőségeivé alakíthatók.
Mi a virtuális projektmenedzsment?
A hagyományos projektmenedzsment a projekten dolgozó csapat tervezését és felügyeletét foglalja magában. Ez általában csapatmegbeszéléseket és sok személyes együttműködést igényel. A virtuális projektmenedzsment ugyanezt a folyamatot jelenti, de egy olyan virtuális csapat irányítását foglalja magában, amely nem tartózkodik együtt. Ide tartoznak az otthonról dolgozó csapatok és a hibrid munkamodellek, amikor a munkatársak egy része irodai, másik része pedig távmunkában dolgozik.
Amint azt el lehet képzelni, a virtuális projektmenedzsment kihívást jelenthet. A csapatok elveszíthetik azt a szinergiát, amely a személyes együttműködéssel jár, és hosszabb ideig tarthat a „gyors” kérdések feltevése, ha nem kiabálhat át az irodán, vagy nem sétálhat oda valaki íróasztalához. Az irányításhoz kulcsfontosságú elvekre van szükség, és általában projektmenedzsment-szoftverre.
Miért használjon virtuális projekteket?
Ez egy jogos kérdés, ha figyelembe vesszük, hogy milyen nehézségekkel járhat. De számos előnye is van annak, ha egy virtuális projektcsapat dolgozik a projekteken. Íme néhány fő ok, amiért a vállalkozások a virtuális projektek mellett döntenek:
- Kevesebb irodahelyiségre van szükség. Ha kevesebb ember van a helyszínen, az azt jelenti, hogy csökkentheti az irodaterület méretét, és pénzt takaríthat meg a bérleti díjon vagy a kereskedelmi ingatlanokon.
- A virtuális projektmenedzsmenteszközök megkönnyíthetik a kommunikációt, a feladatok delegálását és a tervezést.
- A munkavállalóknak jobb egyensúlyt biztosít a munka és a magánélet között. Az alkalmazottak 76%-a egyetért ezzel. Ez boldogabb alkalmazottakhoz és nagyobb megtartáshoz vezet.
- Hozzáférés egy szélesebb körű tehetségbázishoz.
- Egyértelműbb jelentéstétel és projekt-visszacsatolás. A virtuális projektek futtatásához szükséges eszközök általában SaaS jelentési eszközöket tartalmaznak. Ez javíthatja a projekt előrehaladásának átláthatóságát.
Tippek a virtuális projektmenedzsment egyszerűsítéséhez
A hatékony projektmenedzsment gondos tervezést és szervezést igényel, ha személyesen történik. Távoli munkavégzés esetén a stratégia eltérő lehet. Íme hét tipp a hatékony virtuális projektmenedzsmenthez.
1. Szervezze meg a csapat szerkezetét és határozzon meg egyértelmű elvárásokat
Amikor a munkatársak távolról dolgoznak, fontos, hogy az irodai munkához hasonlóan világosan meghatározott elvárásokat fogalmazzanak meg. Ez magában foglalja a nap felépítését a kezdési/befejezési időpontok, ebédszünetek stb. tekintetében, valamint azt, hogy legyen egy eljárás arra vonatkozóan, hogyan kell beteget jelenteni vagy éves szabadságot foglalni. Amint elkészült a terv, azt kommunikálni kell, hogy a munkatársak tisztában legyenek az elvárásokkal. Ez hosszú távon sok frusztrációtól kímélheti meg a projektvezetőket.
2. Kommunikációs szabályzat kidolgozása
A kommunikációs csatornák megfelelő kialakítása a sikeres virtuális projektmenedzsment egyik kulcseleme. A kommunikációnak rendszeresnek és a célnak megfelelőnek kell lennie. A következő dolgokat érdemes figyelembe venni:
- Mikor lesznek az egyeztetések? Például minden nap lesz-e reggeli tájékoztató? Hogyan fognak működni a virtuális megbeszélések? Milyen együttműködési platformot fognak használni?
- Hogyan fogják jelenteni a feladatokat a virtuális projektmenedzsereknek?
- Hogyan fogják mérni a hatékonyságot? Például milyen nyomon követési és ellenőrzési rendszer lesz érvényben?
- Milyen tájékoztatást kérnek majd a munkatársaktól? Gondolja át, milyen módszerrel és milyen gyakorisággal szeretné ezeket a tájékoztatásokat.
- Mit használjanak a munkatársak a kérdésekhez? Például azonnali üzenetküldés vagy e-mail?
- Milyen telefonos szolgáltatást használjon? Ha a távoli csapata nemzetközi, mi lenne a legköltséghatékonyabb módja annak, hogy az Egyesült Királyságot vagy az Egyesült Államokat hívja?
- Milyen eszközöket fognak használni a különböző kommunikációhoz? Például videokonferencia-eszközök a virtuális megbeszélésekhez, dokumentumszerkesztés az együttműködéshez, üzenetküldés a gyors kérdésekhez stb.
3. A projekt tervezése és ütemezése projektmenedzsment eszközökkel
A projektmenedzsment-eszközök elengedhetetlenek a virtuális projektmenedzsmentben, hiszen számos előnnyel járnak. A trükk a kezdeti terv elkészítésében és a megfelelő eszköz megtalálásában rejlik. A tervezésnek tartalmaznia kell a szakaszokat és a projekt mérföldköveit, valamint a hatékony projektidő-menedzsmentet. A projektmenedzsment-eszközök segíthetnek a projektet kisebb munkacsomagokra és feladatokra bontani, amelyeket a megfelelő munkatársakhoz lehet rendelni.
Egy projektmenedzsmenteszköz használata azt jelenti, hogy a vezetők a beépített nyomonkövetési eszközök segítségével naponta nyomon követhetik a projekteket. Ez azt jelenti, hogy azonnal be tudnak avatkozni, amint bármilyen probléma merül fel, például a teljesítéseket befolyásoló késedelmek.
4. Az erőforrások egyetlen megosztott helyen tartása
A virtuális projekt racionalizálása érdekében a munkatársaknak tudniuk kell, hogyan férhetnek hozzá az erőforrásokhoz. Az irodai környezetben elég frusztráló a nem megosztott dokumentumok keresgélése. Ha kilométerekre van a kollégáitól, ez még inkább így van, mivel hosszabb ideig tarthat a dokumentumok felkutatása. A felhőalapú dokumentumkezelő platform jó módszer a tudás és a dokumentumok távoli megosztására.
A dokumentumok jellegétől függően szükség lehet arra, hogy bizonyos csapattagok számára hozzáférési korlátozásokat állítson be. Ez azt jelenti, hogy az egyszerűség kedvéért továbbra is minden egy helyen tárolható, de nem minden csapattag számára látható.
5. Együttműködési eszközök bevezetése
A hatékony együttműködés a sikeres virtuális projektmenedzsment sarokköve. A valós idejű együttműködési eszközök kihasználásával áthidalható a személyes interakciók hiánya miatt keletkező szakadék. Az olyan eszközök, mint az online whiteboardok és canvas platformok lehetővé teszik a csapatok számára, hogy a virtuális megbeszélések során zökkenőmentesen megosszák egymással a diagramokat, táblázatokat és vázlatokat, elősegítve a kreativitást és a tisztánlátást. Ezek az eszközök nemcsak a személyes ötletelés dinamikáját idézik, hanem fokozzák a csapat elkötelezettségét és egyszerűsítik az ötletcserét távoli környezetben.
6. Mindenkit tájékoztasson
A távoli csapatok számára problémás lehet a kommunikációban mutatkozó bármilyen fekete lyuk. Ez elvesztegetett időhöz, duplikációkhoz vagy zűrzavarhoz vezethet a csapatban. A rendszeres tájékoztatás fontos, mivel segít mindenkit naprakészen tartani, növeli a morált, és hatékony eszköze a bizalomépítésnek. Még a feladatkezelő szoftverek esetében is, ha valaki elfelejti frissíteni, az nem fest valós képet. Ezért fontos, hogy napi rendszerességgel végezzünk csapattájékoztatásokat.
Ez történhet egy tervezett reggeli eligazításon, egy csevegőplatformon lévő üzenetszálon vagy egy projekt idővonalán keresztül, amelyet egy személy frissít. Ha egy személy felelős az idővonal aktualizálásáért, az azt jelenti, hogy a csapattagok frissítéseit is követni tudja.
7. Feladatlisták
A digitális teendőlisták segíthetnek a feladatok megosztásában a csapatban, és biztosíthatják a projekt előrehaladását. A legtöbb ilyen platform lehetővé teszi, hogy bizonyos típusú munkákat csoportosítson, és megossza azokat a megfelelő készségekkel rendelkező távollévőkkel.
Egy jó teendőlista a projektcélokat érintő feladatokat is megjeleníti, így a virtuális projektcsapat láthatja, hogy mely feladatokat kell prioritásként kezelni. Ez időt takaríthat meg számukra, amikor megpróbálják kitalálni, hogy mi legyen a következő teendő.
Záró gondolatok
Számos oka van annak, hogy a vállalkozások a távoli vagy hibrid csapatmunkát válasszák. Csökkentheti a rezsiköltségeket, javíthatja a személyzet morálját, és még szélesebb körű tehetségforráshoz is hozzáférést biztosíthat. De mint minden jó dolognak, ennek is van egy buktatója: a jelenlegi projektmenedzsment-képességek és -stratégiák nem lesznek elegendőek.
Ahhoz, hogy a virtuális projektmenedzsment sikeres legyen, újra kell terveznie a csapattal való együttműködés módját. Ez több tervezést és ütemezést igényelhet, valamint napok és időpontok rögzítését a kapcsolattartáshoz. Biztosítania kell, hogy a munkatársak továbbra is megkapják a megfelelő képzést, és pontosan tudják, hogy milyen feladatokat osztottak rájuk, és mik az elvárások.
Az eredeti szöveg a comidor.com oldalon jelent meg először.
