Dokumentum jóváhagyás

Gyorsabb és átláthatóbb döntéshozatal
A dokumentum jóváhagyás digitalizálása megszünteti a papíralapú ügyintézés és az e-mailes kommunikáció átláthatatlanságát, biztosítva a gyors és hatékony folyamatokat. Ez a megoldás lehetővé teszi, hogy vállalata minden dokumentumot valós időben kezeljen, ellenőrizzen és hagyjon jóvá egyetlen integrált rendszerben.
- Gyorsabb döntéshozatal
Az értesítések és a valós idejű hozzáférés révén a folyamatok felgyorsulnak.
- Költséghatékonyság
A papírmentes folyamatok csökkentik az adminisztratív költségeket.
Automatikus értesítések
A felelős személyeket azonnal értesülnek a jóváhagyásra váró dokumentumokról.
Valós idejű nyomon követés
Látható, hogy ki, mikor és milyen döntést hozott.
Integráció más rendszerekkel
Zökkenőmentes kapcsolat a vállalatirányítási és egyéb szoftverekkel.
HOGYAN NÉZ KI EZ A GYAKORLATBAN?
Dokumentum jóváhagyás működés közben
Első lépés
Konzultáció & tervezés
- Feltérképezzük a jelenlegi jóváhagyási folyamatokat, hogy megismerhessük azokat a fájdalompontokat, ahol a legnagyobb segítség lesz a digitalizáció
- Közösen megtervezzük az új folyamatot, kitérve a különböző logikai elágazásokra (típus, szállító, végösszeg stb.)
Második lépés
Fejlesztés, paraméterezés
- Kialakítjuk a digitális, automatizált folyamatot
- Beállítjuk a hozzáférési szinteket, és az ahhoz kapcsolódó jogosultságokat és szerepköröket
- Rendszerintegrációt végzünk a fogadó, illetve a küldő rendszerekkel
Harmadik lépés
Éles működés
- A jóváhagyandó dokumentumok automatikusa érkeznek a küldő rendszerből (Matching360, e-mail, mappa, felhőtárhely stb.)
- A beérkezést követően a megadott szempontok szerint elindul a jóváhagyási folyamat
- A folyamat értesítést küld az illetékeseknek az elvégzendő feladatról
- A jóváhagyók végigviszik a dokumentumot a folyamaton, és szükség szerint más ágra terelik azt
- A folyamat végeztével a dokumentum és a szükséges adatok továbbítódnak a fogadó rendszerbe