A legjobb alkalmazottak toborzása és megtartása minden olyan vállalat számára prioritás, amely bővíteni kívánja üzleti tevékenységét, valamint fenntartható és nyereséges kíván maradni. Mivel számos szakterületen munkaerőhiány van, és egyre nagyobb a kereslet a szakképzett munkaerő iránt, hogyan biztosíthatja, hogy cége vonzó legyen az álláskeresők számára, és hogy a HR-folyamatok hatékonyak legyenek? A hatékony toborzás, valamint az összes HR-folyamat egyszerűsítésének egyik megoldása egy HR-automatizálás megoldás használata. A HR-automatizálással jelentős összegeket takaríthat meg, mivel nem kell valakit alkalmaznia az ismétlődő, időigényes feladatok manuális elvégzésére. Ebben a cikkben 8 HR-automatizálási példát mutatunk be, amelyekből kiderül, hogy az intelligens automatizálás fejlesztései hogyan segítettek megoldani egy sor HR-rel kapcsolatos feladatot, hogy időt szabadítsanak fel az alkalmazottak számára.
1. Automatizált toborzás
A toborzás az egyik legjobb példa a ma alkalmazott automatizált HR-folyamatokra. Ha cége még mindig manuális eljárást alkalmaz, ez az egyik olyan terület, ahol időt takaríthat meg, és egyszerűbbé teheti ezt a folyamatot a személyzet számára. Az automatizálás mind a belső toborzás, mind a külső hirdetés esetében tud működni. Lényeges, hogy a folyamat úgy legyen beállítva, hogy minden lépést tartalmazzon, beleértve az olyan jogszabályi kéréseket is, mint az adott országban való munkavállaláshoz szükséges jogi megfelelőségek és az esélyegyenlőség, így Ön mindig megfelelhet a helyi jogszabályoknak.
Az álláspályázati folyamat hatékonyabbá válik, a jelentkezők számára egyszerűvé válik az űrlapok kitöltése és a döntéshez szükséges információk megadása. A legtöbb munkaerő-felvételi szoftver kezeli a hirdetési sablonokat, a különböző listákat és az interjúk feldolgozását, hogy a folyamat automatizáltan haladjon. Nyilvántartása kifogástalan lesz, és ha kérdésessé válik, hogy ki miért kapta meg az állást, az Ön által használt toborzási szolgáltatáson belül megbízható ellenőrzési adatok állnak rendelkezésére. A modern vállalkozásoknak ezt automatizálniuk kell, mivel ezzel jelentős időt takaríthatnak meg.
Az álláspályázati folyamat automatizálása még soha nem volt ilyen egyszerű a Comidor low-code automatizálási platformmal. Az álláskeresők nyilvános űrlapokon keresztül indítják el az álláspályázati folyamatokat, amelyek bárhol (portálok, weboldalak) megjeleníthetőek. Hozzáadhatják a személyes adataikat és feltölthetik önéletrajzaikat. Ekkor egy új folyamat indul el a Comidoron belül, a munkafolyamat lépéseit követve. Az RPA segítségével a rendszer létrehoz egy PDF-dokumentumot, amely tartalmazza a pályázó összes adatát. Ezután egy ML prediktív modell segítségével összegyűjti a felhasználói adatokat, a múltbeli adatok alapján mintákat állapít meg, és javaslatot tesz arra, hogy folytassa-e a cég a jelölttel az interjút vagy sem. A feladatok elvégzéséhez automatizált e-maileket és értesítéseket küld az érintetteknek.
2. Munkavállalói belépés
Egy másik hasznos HR-automatizálási példa az új alkalmazottak belépési folyamata. A HR-automatizálási szoftverek a különböző tanúsítványok, engedélyek és egyéb dokumentumok ellenőrzésére szolgálnak. Feldolgozzák a bérszámfejtési és a banki adatokat, és biztosítják, hogy az olyan létfontosságú ellenőrzések, mint például az ajánlások, már az alkalmazott munkába állása előtt ellenőrzésre kerüljenek. Ha ezt eddig mind kézzel végezte, akkor tudja, milyen időigényes minden egyes eljárás és ellenőrzés elvégzésének a biztosítása. A HR-automatizálás biztonságban és egységes formában tartja vállalkozását, és biztosíthatja, hogy a lehető legjobb munkavállalókat vegye fel. A munkavállaló szemszögéből nézve pedig azt mutatja, hogy megbízható folyamatokkal rendelkezik a vállalat.
Az automatizálás másik fontos területe a szerződéskötés. Egy RPA- és AI-képességekkel rendelkező HR-rendszer használatával a dokumentumok elektronikusan kerülnek felülvizsgálatra és egyeztetésre, anélkül, hogy azokat kézzel kellene postázni vagy előállítani. A manuális folyamat helyett az aláírás elektronikusan történik. A távmunkában dolgozók és a kiszervezett munkák számának növekedésével a szerződések kezelésének folyamata remek példa a HR-automatizálásra. További részleteket az aláírási folyamatok automatizálásáról itt olvashat.
3. Munkavállalói képzés
Próbálta már nyomon követni a kötelező képzéseket és azt, hogy ki melyik tanfolyamot végezte el? Ha valaha is próbálta úgy ütemezni a tanfolyamokat, hogy a munka- és tűzvédelmi oktatások szabályos határidőit is betartsa, akkor tudja, hogy ez mennyire időigényes, de ugyanakkor létfontosságú is a vállalkozása számára. Van azonban egy egyszerű megoldás. Az automatizálás időt és pénzt takarít meg, javítja a biztonságot, és biztosítja, hogy munkatársai mindig az aktuális képzéseket és tanfolyamokat lássák.
Biztonsági és biztosítási szempontból egy automatizált képzési rendszer, például egy LMS lehetővé teszi, hogy nyilvántartást vezessen az olyan képzésekről, amelyek valamilyen szabályzathoz kapcsolódnak. Rendelkezni fog olyan nyilvántartásokkal, amelyek szükségesek ahhoz, hogy megbizonyosodjon arról, hogy egy alkalmazott részt vett például biztonsági képzésen vagy sem.
Ha az alkalmazottak képzése automatizált, a programok naprakészen tartják az összes információt, így megkímélve vállalkozását attól, hogy manuálisan időt töltsön a képzések kezelésével. A platformok általában összekapcsolódnak a HR-nyilvántartással, hogy lássák, kinek van még elvégzendő képzése. A legtöbb képzés online történik az automatizált platformokon keresztül, így az a legrövidebb időn belül elvégezhető, ezzel értékes időt takarítva meg. Az automatizált képzési programok az értékelési dokumentumokhoz is kapcsolódhatnak, így szabályozhatja a munkavállalók teljesítményét.
4. Kockázatértékelés és -kezelés
Az automatizált HR-folyamatok kockázatértékelést és -kezelést igényelnek. Ez az eszköz több okból is létfontosságú. Először is, adatokat szolgáltat az alkalmazottakról, és lehetővé teszi a toborzási és megtartási minták elemzését. Betekintést nyerhet abba, hogy mi vonzza az embereket, hogy a szervezetében maradjanak, és mi ösztönzi a munkavállalókat a távozásra. A platform a betegség- és távolléti nyilvántartásokat is figyelemmel kíséri, így felismerheti a szokatlan viselkedéseket. Figyelemmel kísérheti a teljesítményt és más mérőszámokat, hogy a legjobbat hozhassa ki a munkatársaiból. Az automatizálás segít abban, hogy a dokumentumok kézzel történő átnézése helyett könnyedén nyomon követhesse a dolgokat, és ez az egyik leglényegesebb HR-automatizálási előny, amelybe munkáltatóként érdemes befektetnie.
5. Az alkalmazottak leszerelése
Amikor egy munkavállaló távozik, az offboarding az egyik legfontosabb HR-folyamat, amelyet gyakran alábecsülnek. Számos oka van annak, hogy ezt pontosan és azonnal elvégezzük. Először is ez biztosíthatja, hogy a munkavállaló megkapja az esedékes fizetését. A gondosság itt segít abban, hogy jó körülmények között váljanak el. Az offboarding azonban lehetővé teszi, hogy kilépési interjúkat folytasson, hogy megtudja, miért távozott az adott személy, és milyen fejlesztéseket kell végrehajtani a jövőbeli munkavállalók számára.
Ha például a munkatársai azért hagyják el a vállalatot, mert egy magasabb pozícióban kapott állás, akkor el tud gondolkozni azon, hogy mit tehet azért, hogy ilyen lehetőségeket biztosítson a vállalaton belül? Az automatizált offboarding nem utolsó sorban igazodik az Ön informatikai rendszeréhez. Az automatizmus lezárja az e-mail fiókokat, felfüggeszti a fizetést, amíg minden felszerelést vissza nem adnak, és blokkolja a mappákhoz való hozzáférést, így biztosítva, hogy rendszerei a lehető legbiztonságosabbak maradjanak.
6. Automatizált bérszámfejtési szolgáltatások
Az automatizált bérszámfejtés egy másik HR-automatizálási példa, amely minden modern vállalkozás számára elengedhetetlen. Biztosítja, hogy munkavállalói időben megkapják a fizetésüket, és levonja az esetleges adó- és nyugdíjjárulékokat. A rendszer órákig tartó kézi számításokat és jelentéseket takarít meg Önnek. A munkavállalók egyszerűen hozzáférhetnek a nyilvántartásukhoz. A bérszámfejtő rendszerek a HR-nyilvántartásokhoz is kapcsolódnak, így ha valakinek emelés jár, a rendszer automatikusan ki tudja számítani azt. Ezzel szemben, ha egy rosszul teljesítő személy nem teljesítette az elvárt normákat, a rendszer letilthatja az emelést, amíg a követelmények nem teljesülnek. Mivel a legtöbben elektronikus banki szolgáltatásokat használnak, az automatizált bérszámfejtési rendszer iparági szabványnak számít.
7. Munkavállalói juttatások kezelése
Az automatizált HR-rendszerek másik kiváló példája a munkavállalói juttatások kezelése. A HR-automatizálási megoldás képes a munkavállalói juttatások, például a nyugdíj, az egészségbiztosítás és a szabadságkifizetések beállítására és kiszámítására. Csatlakozik a bérszámfejtéshez, és biztosítja a megfelelő levonások elvégzését és a munkáltatói hozzájárulások hozzáadását. Emellett a munkavállalói juttatásokat kezelő rendszer a munkavállalók számára kimutatást nyújt a juttatásokról, hogy tudják, mire jogosultak.
Egy olyan rendszer, amely automatikusan meghatározza a munkavállalók juttatásait, tanácsadást és útmutatást nyújt a munkavállalók számára, az egy másik példa arra, hogy a HR-rendszerhez a munkavállalók számára pozitív értéket kapcsolhat. A bizalmas segítséghez való hozzáférés például olyasmi, ami vonzóvá teszi a munkahelyét a leendő munkavállalók számára.
8. Időgazdálkodás
Az automatizált időkövetők segítségével nyomon követheti, hogy munkavállalója mennyi munkát végez egy munkanap alatt. Ha sok szabadúszót vagy órabéres alkalmazottat alkalmaz, ez a fajta menedzsment segít abban, hogy értéket kapjon a pénzéért. Az időgazdálkodási eszközök összekapcsolják a bérkifizetéseket a ledolgozott órákkal. A robusztus időgazdálkodási rendszerek lehetővé teszik az éves szabadságok és a személyzeti beosztások ütemezését a hatékonyabb tervezés érdekében. Például megkeresheti a csúcsidőszakokat, és több szabadúszót alkalmazhat.
HR automatizálás korlátok nélkül: A Comidor megközelítés
Az automatizált üzleti folyamatok a humánerőforrás területén átalakították a munkát, és lehetővé tették számos olyan eljárás automatikus elvégzését, amelyek jelentős kézi munkát igényeltek. Az automatizálás jelenti a jövőt, pontos és megbízható HR-menedzsmentet tesz lehetővé, de ami a legfontosabb, több időt hagy arra, hogy a munkahelyi kultúra és a munkavállalók fejlesztésére összpontosíthassunk. Végül a munkahelyi kultúra és a megtartási arányok pozitívak lesznek, ha a munkatársak fejlesztésére összpontosít. A Comidor egy robusztus HR-automatizálási képességekkel rendelkező Low-code automatizálási szoftver, amely segít a szervezeteknek abban, hogy hatékonyabban kezeljék emberi erőforrásaikat. Úgy tervezték, hogy a HR-szakemberek minden szintje használhassa, és a szervezet igényei szerint testre szabható.
A fent bemutatott HR-automatizálási példák mindegyike bizonyítja, hogy egy HR-automatizálási megoldás hogyan teheti hatékonyabbá a HR-folyamatokat, és hogyan takaríthat meg időt és pénzt, miközben javítja a szolgáltatások és termékek minőségét.
