Mindannyian olvastunk már cikkeket arról, hogyan javítsuk a produktivitást magunkban és a csapaton belül, ugyan ezek az általános taktikák működhetnek, mégis, csak kevesen veszik figyelembe az automatizálási megoldások erejét. Furcsán hangzik? Az automatizáció alapvetően az üzleti folyamatok racionalizálásáról szól, arról, hogy ne legyen szükség emberi beavatkozásra ezekben, és ne is kelljen gondolni rájuk.
Van-e jobb módja annak, hogy produktívabb legyen, mint az, hogy egyáltalán ne kelljen elvégeznie egy feladatot?
Azzal, hogy automatizálja vállalkozása egyes részeit, rengeteg előnnyel jár: például azzal, hogy csökken a hiba vagy baleset bekövetkezésének kockázata, valamint biztosítja, hogy erőforrásait a lehető legoptimálisabban kezelje. De hogyan?
Cikkünkben bemutatunk néhány módot, ahogyan az automatizálással növelheti a termelékenységet vállalkozásán belül.
1. A szabályozott iparágak megfelelőségének javítása
Bár igaz, hogy mindenki követhet el hibákat, és rossz dolgok is történhetnek, a legtöbb modern vállalkozás egyik legjelentősebb szempontja az, hogy megfeleljenek az adott ország és állam szabályainak és előírásainak. Ezzel nehéz lehet lépést tartani, mivel rengeteg mindent kell megjegyezni, ez pedig azt eredményezheti, hogy az alkalmazottak kevésbé lesznek produktívak, amikor megpróbálnak lépést tartani mindezzel.
Ez különösen fontos az olyan erősen szabályozott iparágak esetében, mint a pénzügy és az egészségügy, ahol az embereknek a munkájuk csúcsán kell lenniük, mivel még a kisebb hibák is súlyos következményekkel járhatnak.
Egészen addig, amíg be nem vezetik az automatizálást.
Bár a bonyolult döntéshozatalban még mindig az emberi intelligencia dominál, a fejlett automatizálási technológiák, például a robotizált folyamatautomatizálás (RPA) lényegesen sikeresebbek a monoton, ismétlődő tevékenységek végrehajtásában, valamint a helyes adatok létrehozásában és összegyűjtésében.
A munkatársak biztosak lehetnek abban, hogy a munkafolyamat-automatizálási megoldások segítségével a megfelelő adatokat a megfelelő időben generálják és gyűjtik be, amelyeket aztán a stratégiai döntéshozatal javítására használhatnak.
2. Az adminisztratív munka csökkentése
Milyen gyorsan megy végig a vállalkozása és a csapata az ismétlődő és unalmas adminisztrációs feladatokon, amelyeket egyszerűen azért kell elvégezni, hogy biztosítsák a zökkenőmentes működést? Az adminisztratív feladatok a legtöbb vállalkozás fejlődési gátját jelenthetik, mert útját állják a kreatív vagy az olyan alapvető munkák elvégzésének, amelyek ténylegesen segítik vállalkozása növekedését.
Gondoljon csak a papírmunkára, az adatgyűjtésre, a telefonhívásokra, az ügyfelekkel és vásárlókkal való kommunikációra vagy az iratok kezelésére és iktatására. Képzelje el, hogy ezeket a feladatokat ki tudja iktatni, vagy legalábbis a lehető legkönnyebbé tudja tenni, így felszabadítva alkalmazottait, hogy a vállalkozás fontosabb területein dolgozhassanak? Nos, megteheti.
Semmi sem fojtja meg jobban a termelékenységet és csökkenti a személyzet morálját annyira, mint az unalmas ismétlések és feladatok, amelyeket az automatizálási szoftverek könnyedén el tudnak látni.
Ahogy Lauren Groff, az Essay For Sale professzionális tartalomírója mondja: „Kétségtelen, hogy az ismétlődő munkák megölik a termelékenységet, legyen szó akár arról, hogy a marketingesei ugyanazokra a kérdésekre válaszolnak a közösségi médiában, vagy a HR-szakemberei újra és újra ugyanazt a papírmunkát végzik”.
Szerencsére ma már minden részleg használhatja az olyan szoftvereket, amelyek automatizálják vagy kiszervezik a monoton munkákat egy okos számítógépre, így felszabadítva a kollégákat, hogy a bonyolultabb, nehezebb feladatokra koncentrálhassanak. Az adminisztratív feladatok automatizálása bizonyos iparágakban jelentősen javíthatja a termelékenységet. A nagyszámú ügyfélforgalommal rendelkező vállalkozások esetében az ajánlati és számlázási folyamatot automatizáló számlázó szoftver beépítése jelentősen felgyorsíthatja a műveleteket, lehetővé téve az alkalmazottak számára, hogy a papírmunka elakadása helyett fontosabb feladatokra összpontosítsanak.
Ez nem csak a termelékenység növelésében segít, hanem az alkalmazottait is boldogabbá teszi.
3. A munkahelyi biztonság maximalizálása
Az esésektől kezdve a súlyos sérüléseken át az olyan megfoghatatlan veszélyekig, mint a kiberbiztonsági fenyegetések és az adatvédelmi incidensek, nem lehet tudni, mi minden történhet a munkahelyen, ami az üzletmenet megszakadását okozhatja.
E kockázatok mérséklése érdekében szigorú munkahelyi biztonsági irányelveket kell bevezetnie, és be kell fektetnie az alkalmazottak oktatásába az üzleti, ügyfél- és munkavállalói adatok védelmével kapcsolatban.
Azonban pusztán a jó irányelvek, a szervezet és a személyzet képzése nem elegendő a hosszú távú kötelezettségek és veszélyek csökkentéséhez. Olyan proaktív megoldásokra van szükség, amelyek segítenek abban, hogy ezeknek az alapvető gyakorlatoknak a követése a lehető legkönnyebben menjen.
Bizonyos biztonsági folyamatok automatizálása kiváló módszer lehet arra, hogy az emberi kockázati tényezőt kivonjuk az egyenletből.
A gyártásban ez jelentheti az automatizálási szoftverekbe való beruházást, amelyek átveszik a veszélyes munkákat a műhelyben, míg egy digitális ügynökségnél ez azt jelenti, hogy felhőalapú tűzfalakkal garantálja a biztonságot és az online biztonságot. Az automatizálással biztonságban tarthatja alkalmazottait, ügyfeleit és érzékeny üzleti adatait, függetlenül attól, hogy milyen iparágban tevékenykedik.
4. A belső kommunikáció javítása
A munkatársak irányításakor nem várható el, hogy kizárólag az e-mailes kommunikáción keresztül sikeres vállalkozást vezessen, és nem tervezhet meg mindent a Google-naptár segítségével.
Ha ezekben a nehéz időkben manuálisan próbálja irányítani a munkatársait, gyorsan rá fog jönni, hogy értékes erőforrásokat pazarol, és hogy ezáltal a vállalat termelékenysége csökkenhet.
Éppen ezért érdemes vállalati együttműködési szoftvereket használnia, hogy digitális munkahelyet hozzon létre, és teljes képet kapjon alkalmazottai erőforrásairól és munkafolyamatairól. Ennek a szoftvernek lehetővé kell tennie a munkatervek gyors elkészítését, a folyamatok finomhangolását mikro-ütemezéssel, valamint a folyamatsablonok használatát a munkavállalói folyamatok automatizálására.
Az ütemezési és automatizálási szoftverek nemcsak összességében segítik a hatékonyabb működést, hanem a kockázatok, a pazarlás és a fluktuáció csökkentésében is hasznosak lehetnek.
5. Az átláthatóság növelése a munkahelyen
Az automatizált riportolási módszerek elterjedésével a munkahelyi átláthatóság tekintetében megváltozik a játék. Az igazi üzleti átláthatóság akkor valósul meg, ha az emberek egy vállalkozáson belül pontosan tudják, hogy mit csinálnak.
Korábban például előfordulhatott, hogy egy szigorú költségvetéssel rendelkező projekten dolgozott, és Ön egy olyan költséget vett igénybe egy beszerzésre, amit egy másik kolléga egy fontosabb alterületen is elköltött. Ez azt jelentette, hogy a tervezettnél nagyobb költségvetést költöttek el. Az automatizált jelentéssel azonban a pénzügyi számlák automatikusan és valós időben frissülnek, így ez soha nem jelenthet problémát.
Ez az üzleti élet minden területére vonatkozik, a csapattagok a projektek állapotáról folyamatosan kaphatnak frissítéseket, amikor a célokat elérik, vagy amikor különböző határidők közelednek.
Következő cikkünkben 4 olyan iparágat mutatunk be, ahol ezek az automatizációs folyamatok, lehetőségek hasznosak lehetnek a produktivitás növelésében.
