Hogyan tedd hatékonyabbá a projektmenedzsmentet automatizálással

Az automatizálás óriási áldás, mivel nagyobb termelékenységet, alacsonyabb működési költségeket, jobb időgazdálkodást és gyorsabb megtérülést eredményez. Feltéve, ha a felhasználó tudja, hogyan hozza ki belőle a legtöbbet. Az automatizálás a projektmenedzsment terén egy jobban szervezett vállalkozást és gyorsabb projektátadást hozhat, kevesebb ismétlődéssel karöltve. Szóval, készen áll arra, hogy kipróbálja az automatizálást?

Az automatizálás sokféleképpen hozzájárulhat a projektmenedzsmenthez. Csak meg kell találnia a legjobb eszközöket, megoldásokat erre. Ha már az időmegtakarítás témájánál tartunk, hadd spóroljunk meg Önnek is egy kis időt a kereséssel. Íme, hogyan használhatja az automatizálást a projektmenedzsment fellendítésére.

Elemezze jelenlegi folyamatait

Mielőtt elkezdené az automatizálást, először meg kell határoznia, hogy mely folyamatokat kell automatizálni. Koncentráljon a projektmenedzsment azon aspektusaira, amelyeket az automatizálási technológiákkal lehetne fejleszteni.

Ha például naponta számos e-mailt küld, hatalmas előnye származhat az e-mail automatizálásból. Ha egy automatizált eszközt használ a találkozók és megbeszélések beállításához, 80%-kal több időt takaríthat meg.

Az automatizálás lényege nem az, hogy csökkentse a csapattagok számát. A cél az, hogy kivegye a kezükből az ismétlődő feladatokat, és több teret hagyjon a kreatív és szellemi folyamatoknak.

Határozza meg azokat a tevékenységeket, amelyeket automatizálnia kell, olyan kérdésekre összpontosítva, mint például:

  • Mely folyamatok automatizálhatók a vállalatunkban?
  • Mely folyamatok veszik el a legtöbb időnket?
  • Ezen folyamatok automatizálása javítani fogja a projekt sikerét?
  • Mik a prioritásaink az automatizálással kapcsolatban?
  • Támogathatja-e szoftverünk az automatizált technológiák követelményeit?

Amellett, hogy elemezzük, mit lehetne automatizálni, azt is át kell gondolnunk, hogy mely folyamatok teszik lehetővé az automatizálást. Az automatizálás felé vezető első lépés a projektre és a vállalatra alkalmazható automatizálási megoldások meghatározása.

Az Automatizálási eszközök kiválasztása

Miután megállapította, hogy mit kell automatizálni, a következő lépés a megfelelő technológiák kiválasztása. Ez nagy felelősség, mert a kiválasztott eszközök befolyásolhatják az automatizálás eredményét.

Ha utánanéz a rendelkezésre álló automatizálási eszközöknek, rá kell jönnie, hogy a választék végtelen. Ennek oka az, hogy az automatizálás mára nélkülözhetetlenné vált a projektmenedzsmentben, és az automatizálási eszközök iránti igény folyamatosan növekszik. Következésképpen az innovatív cégek automatizálási termékekkel válaszolnak erre az igényre.

Amire az automatizálási eszközök kiválasztásakor érdemes odafigyelni, azok értékelései. Nézze meg, hogy milyen típusú cégek használják ezeket az eszközöket, és hogyan illeszkednek az Ön működésébe. Sok automatizálási eszköz ingyenes próbaverziót kínál, így érdemes kipróbálnia őket, mielőtt végleges döntést hozna. A Comidorral ingyenes POC-fejlesztést kínálunk a szervezetek testreszabott igényei alapján.

A Comidor egy digitális automatizálási platform, amely olyan projektmenedzsment-funkciókkal rendelkezik, mint a Kanban táblák vagy a Gannt diagram. A Comidor projektmenedzsment eszköze lehetővé teszi a felhasználók számára a projektek tervezését és végrehajtását, valamint a teljesítmény nyomon követését a projekt teljes életciklusa során.

Segítsen a csapatnak megérteni az automatizálás előnyeit

Az automatizálás csak akkor tudja teljes mértékben kihasználni a benne rejlő lehetőségeket, ha a csapattagok is mellette állnak, és akarják is használni. Ezért a csapatának az automatizálási eszközök használatára való felkészítése az egyik legnagyobb része nagy része a projektmenedzsment-folyamatok fellendítésének.

Kezdje azzal, hogy elmagyarázza, hogyan javíthatja az automatizálás a folyamatok sikerét. Hangsúlyozza, hogy kevesebb idő alatt több mindent tudnak elvégezni, és az emberi hibák esélyének csökkentésével a nyomás is kisebb lehet rajtuk. Ahelyett, hogy egyszerre számos feladatra koncentrálnának, az automatizálás segít nekik rangsorolni a kötelezettségeiket és szervezettséget teremteni.

Az emberek gyakran hisznek abban a tévhitben, hogy a multitasking nagyszerű a termelékenység szempontjából. A tény az, hogy a multitasking a csapatok termelékenységének 40%-ába kerülhet a feladatok közötti következetes váltogatás miatt. Magyarázza el nekik, hogy az automatizálási eszközök segítenek abban, hogy ezt a termelékenységi szintet a maximumra emeljék.

A legfontosabb, hogy megfelelően oktassa és vonja be az alkalmazottakat az automatizálási eszközök használatába. Ha rájuk zúdítja az új technológiákat, még nagyobb zűrzavart okozhat.

Ami nagy segítség lenne az alkalmazottai számára, az az, ha megfelelő képzést biztosítana számukra az új automatizálási eszközök használatáról. Éppen ezért számolja bele a képzési időt is a bevezetési ütemtervébe, hogy mindenki a megfelelő tudással rendelkezzen, mielőtt az automatizálási eszközök a munkanapok rendszeres részévé válnának.

Automatizálás – a projektmenedzsment jelene és jövője

A projektmenedzserek felismerték az automatizálás előnyeit, így az lassan a projektmenedzsment alapvető elemévé válik. Az automatizálás egyre inkább előtérbe kerül, ezért minél hamarabb csatlakozik, annál gyorsabban tudja az előnyeit élvezni egy ilyen rendszernek.

Ha azonban az automatizáláshoz nem a megfelelő projektmenedzsment-eszközöket használja, értékes időt veszíthet (a pénzről nem is beszélve). Következő cikkeinkben bemutatjuk, hogy milyen projektmenedzsment lehetőségeket tartogat a Comidor a vállalatok számára.

Ha kíváncsi, hogyan tudja növelni kollégái produktivitását az automatizáció segítségével, olvassa el ezt a cikkünket a témában!

A cikk először a Comidor oldalán jelent meg.

hu_HU

Kérdése lenne? Írjon nekünk...