A projektmenedzsment szoftver egy olyan online alkalmazás, amelyet bármilyen iparágban, bármilyen méretű vállalkozás használhat projekttervezésre, az erőforrások rendelkezésre állásának elemzésére és ütemezésre. Ha épp egy projekten dolgozik, bejelentkezhet és tájékozódhat arról, hogy milyen feladatokat végeztek már el, valamint arról, hogy mit kell tennie, és mikor. A projektmenedzsment szoftver legfontosabb előnye, hogy a szervezetek nem pazarolnak időt táblázatok manuális frissítésére.
A múltban a szervezeteknek egy táblára, egy filctollra és egy menedzser ötletére volt szükségük a projektek létrehozásához. A technológiai újításokkal a projektek irányításának módja is fejlődött. A szervezetek ma már kevesebb feladatot akarnak manuálisan elvégezni, mégis többet akarnak elérni egy projekttel. Hatékony és megfizethető automatizálási eszközöket akarnak.
A projektmenedzsment szoftverek integrálhatók a vállalatirányítási rendszerekkel is, így egy szervezetnek nem kell rendszerről rendszerre ugrálnia, hogy elvégezze a feladatát. A PMS és az ERP technikai jellemzőivel a szervezetek folyamatosan figyelemmel kísérhetik a projektek előrehaladását. Ennek eredményeképpen a projektek hatékonyan fejeződhetnek be, miközben minőségi eredményeket produkálnak.
Ebben a cikkben bemutatjuk, hogy miért van szükségük a szervezeteknek projektmenedzsment szoftverekre (PMS). Az alábbiakban a projektmenedzsment előnyeit ismertetjük:
1. Hatékony ügyfélkommunikáció
Fontos a rendszeres és hatékony ügyfélkommunikáció és az ügyfélélmény fenntartása a projekt életciklusa során. Mindig fennáll annak a valószínűsége, hogy súrlódások lesznek a projektekben. Ez leginkább akkor fordulhat elő, ha több csapat dolgozik távolról, különböző helyszínekről. Jó példa erre az a helyzet, amikor egy konferenciahívás késik. Előfordul, hogy egy konferenciaterem nem áll rendelkezésre egy megbeszéléshez. Ilyenkor az emberek elgondolkodhatnak azon, hogy egyáltalán szükség van-e a megbeszélésre.
Itt jön a képbe a projektmenedzsment szoftver.
Biztosítja, hogy az ügyfelekkel való együttműködés az időben történő kommunikáció révén egyszerűsödjön. Segít továbbá gyorsabb jóváhagyást és átlátható projektkövetést biztosítani. A PMS lehetővé teszi a projekt műszerfalakhoz való hozzáférést, segítve az ügyfeleket az előrehaladás nyomon követésében.
2. Kockázatkezelés
A potenciális kockázatok azonosítása a projekttervezési szakaszban segít azok kiküszöbölésében. Néha azonban az emberek ezt elfelejtik, és csak akkor veszik észre, amikor már túl késő lesz. A projektmenedzsment szoftver, bár nem helyettesíti a jó projektmenedzsert, segít ennek rendezésében. Segít a projektkockázatok időben történő tervezésében és nyomon követésében.
A feladatok nyomon követése mellett a PMS teljes áttekintést ad a projektről. Ennek eredményeként képes azonosítani a lehetséges akadályokat és kockázatokat, így azok könnyedén kikerülhetők.
3. Jobb tervezés
A mérföldkövek nyomon követése egy projektben nagyon problémás lehet. Ez azért van, mert a csapat minden tagja tudni szeretné, hogy mit és mikorra kell befejezni. A megfelelő projektmenedzsment szoftver segít az idővonalak világos és könnyen követhető Gantt-diagramok alkalmazásában. A szoftver azt is lehetővé teszi, hogy a projektmenedzserek frissítsék a Gantt-diagramot. Ez fontos olyan helyzetekben, amikor a dolgok egy pillanat alatt megváltoznak.
A kollaboratív szoftver lehetővé teszi a virtuális vezetők számára, hogy közérthető módon adjanak utasításokat. Megjeleníthetik az egyes feladatokat, és mindenki tudhatja, hogy hol tartanak. Ennek eredményeképpen a rossz szervezés soha nem lehet kifogás a határidők elmulasztására.
4. Dokumentummegosztás és hozzáférés
A dokumentumok könnyű ellenőrzése a projektmenedzsment eszközök egyik legjobb előnye. A projektmenedzsment szoftverek lehetővé teszik a módosítások vagy beadványok nyomon követését. Ez mindamellett, hogy a dokumentumok nem kerülhetnek rossz helyre vagy veszhetnek el, nagyobb elszámoltathatóságot és átláthatóságot eredményez. Meg tudja mondani, hogy ki mit változtatott meg egy adott dokumentumban. Emellett praktikus is, mert az alkalmazottak a megosztott meghajtók átkutatása nélkül megtalálhatják a dokumentumokat. Kényelmet biztosít akkor is, amikor a felhasználók egy frissített fájlverzióra várnak.
5. Jobb erőforrás-gazdálkodás
Az erőforrás-gazdálkodás minden projektcsapat számára kritikus fontosságú. Nem számít, hogy Ön egy ügynökség tagja vagy szabadúszó vállalkozó, akár kreatív marketinggel foglalkozik, akár szakmai szolgáltatásokat nyújt. Bármit is csinál, nyomon kell követnie és be kell osztania az erőforrásokat, mint például a szakképzett és szakképzetlen munkaerőt. Vannak még létesítményköltségvetések, kiszámlázható és nem kiszámlázható időkeet, és még sok minden más.
A csapattagok ideje, kapacitása és ütemezése a legfontosabb erőforrások közé tartozik. A PMS a munkanaptárak építésére szolgáló funkciók segítségével segít az időgazdálkodásban. Egyes funkciók segítenek a feladatokra fordított idő nyomon követésében.
6. Könnyű együttműködés
A csapattagok általában egyéni szerepeket kapnak, amelyek a projekt részét képezik. Néha nehéz nyomon követni a projekt állapotát, a feladatok összetettsége miatt. Egy PMS használatával a csapatok, és a vezetők valós időben és kis erőfeszítéssel együttműködhetnek a feladatokon. Ezt megkönnyíti a feladatok, az ütemezések, a függőségek és az elmaradt feladatok megbeszélése. A projektmenedzsment szoftver lehetővé teszi a vezetők számára, hogy mindenkinek egyszerűen tudjon feladatokat kiosztani. Így biztosak lehetnek abban, hogy minden tag tudja, min kell dolgoznia. A szoftver lehetővé teszi számukra, hogy prioritásokkal ellátott feladatlistákat készítsenek. A jobb együttműködés mellett ez csökkenti az utómunkálatokat is. A csapattagok a folyamatos és gyors ütemű szolgáltatásnyújtásra koncentrálhatnak.
7. Javított folyamatszabványosítás
Az operatív üzleti folyamatok a csapat növekedésével egyre kifinomultabbá válnak. Ez azt jelenti, hogy azoknak az alkalmazottaknak, akik nem voltak jelen, amikor a belső fejlesztések zajlódtak, nehéz lehet felzárkózniuk. A PMS bevezetésével nem lesz olyan, hogy az én módszerem vagy az ő módszerük, hanem az egész csapat útja.
A munkafolyamatok és nézetek testre szabhatók. De az elnevezési konvenciók, az űrlapok kitöltése és minden más szabványosítottá válik. Így a folyamatok taníthatóak lesznek, amikor új ember érkezik a csapatba. A szoftver különböző típusú dokumentációs és fájlkezelő rendszereket biztosít. Ez azt jelenti, hogy a munkafolyamatok szabványainak adatbázisát építheti, tárolhatja és keresheti.
Comidor projektmenedzsment szoftver
A megfelelő projektmenedzsment szoftver hiánya kaotikus helyzeteknek teheti ki a szervezetet. A csapatok valószínűleg nem egyértelmű célokkal, a költségvetést átlépő projektekkel és határidőkkel küzdenek. Mindez azonban jelentősen megváltozik a jelenlegi Projektmenedzsment rendszer bevonásával. Válasszon tehát bölcsen, mert a sikeres projektmenedzsment a legjobb projektmenedzsment-rendszertől függ, amely a vállalatot az összes cél könnyedén való eléréséhez vezeti!
A Comidor Projektmenedzsment egy olyan vállalati szintű alkalmazás, amely segít a projektek racionalizálásában, az emberek kezelésében, valamint abban, hogy a csapat, a projektek, az értékesítés és a jelentések egy helyre kerüljenek. Ez a nagy teljesítményű és funkciógazdag projektmenedzsment eszköz kiváló minőségű feladatkezelési funkciókkal, valós idejű együttműködési és vállalati dokumentumkezelési képességekkel, valamint automatikus, fejlett jelentésekkel rendelkezik.
He érdekli, hogyan teheti hatékonyabbá a projektek menedzselését automatizálással, olvassa el ezt a bejegyzésünket!
A cikk először a Comidor weboldalán jelent meg.
