Legyen szó bármilyen szervezetről, a jó csapatmunka a siker szempontjából alapvető követelménynek számít. Ha a dolgozók nem tudnak megfelelően együttműködni egymással, az lényegesen rontja a munkafolyamtok gördülékenységét, ezáltal pedig negatív hatással van a produktivitásra. A sikeres csapatmunka azonban sokszor nem kizárólag a csapattagok mentalitásán múlik, hanem azon is, hogy milyen eszközök segítik a hatékony együttműködést.

Az automatizált megoldások legnagyobb előnye, hogy gyorsabbá és egyszerűbbé teszik a mindennapos munkafolyamatok elvégzését. Mindezek mellett pedig lehetőséget biztosítanak arra, hogy a csapatok tagjai olajozott módon működhessenek együtt. Hogy hogyan?

Ebben a cikkben megmutatjuk azt, milyen módon lehet képes akár egyetlen algoritmus összetartó munkavállalói közösséget kovácsolni, ezáltal is hozzájárulva a produktivitás növekedéséhez.

A tehermentesítésen túl: mire lehet képes egy jól megválasztott algoritmus?

Minden cégvezető tudja, hogy néha az együttműködés egyik legnehezebb aspektusát az jelenti, hogy minden szükséges résztvevőt képesek legyünk összeboronálni egy adott projektbe. Hogy egy összetett munkafolyamat során képesek legyünk biztosítani a különböző részfeladatokat végző munkatársak közti, gördülékeny és rugalmas együttműködést.

Ez valóban nem egyszerű feladat, azonban kevesen tudják, hogy az automatizáció ilyen jellegű munka során is segítségünkre lehet. Sokan úgy gondolják ugyanis, hogy a munkafolyamatok automatizálása kizárólag a munkavállalók tehermentesítését szolgálja a monoton, repetitív feladatok elvégzése alól. Az igazság azonban az, hogy az automatizmusban ennél jóval több lehetőség rejlik.

A megfelelő algoritmusok használatával rengeteg időt takaríthatunk meg, és a feladatok elvégzésével járó költségek is hatékonyan csökkenthetővé válnak. Ezen kívül bizonyos munkafolyamatok automatizálása képes utat nyitni a hatékonyabb kommunikáció felé, legyen szó akár az ügyfelekkel, akár a kollégák közt történő, zökkenőmentes együttműködésről.

Egyes algoritmusok képesek például arra, hogy egy adott ügyet, elvégzendő feladatot rögtön a megfelelő félhez irányítsanak, majd meghatározzák vagy frissítsék azon csapattagok listáját, akik együttműködése szükséges a projekt sikeres elvégzéséhez. Ez lehetővé teszi azt, hogy a munka komolyabb szervezés és rendszeres meetingek nélkül is a maga útján haladjon, a dolgozók pedig a munkafolyamat minden fázisában tájékozottak legyenek azzal kapcsolatban, hogy kikkel, milyen ügyben és milyen formában szükséges együttműködniük.

A jövő csapata: kinek és miért lehet hasznos az automatizáltság?

Abban az esetben, ha a csapatmunka bizonyos fázisait automatizmusra bízzuk, az eredmény egy együttműködőbb, összekapcsoltabb, mégis rugalmasabb munkakörnyezet lesz. Egy olyan vállalati ökoszisztéma, melyben azok az alapvető kommunikációs feladatok, amelyek nem igényelnek emberi interakciót, automatizálásra kerültek, ezáltal az összetett feladatok és projektek sokkal gyorsabban és könnyebben megvalósíthatóvá válnak.

Az ilyen jellegű munkavégzés jelentősége az elmúlt három évben igencsak megnövekedett. Ez főként a Covid-19 világjárvány hatásainak, a home office és a hibrid munkavégzés elterjedésének köszönhető. A digitalizáció és az automatizált megoldások ugyanis lehetőséget biztosítanak arra, hogy egy csapat tagjai abban az esetben is hatékonyan tudjanak együtt dolgozni, ha az esetek többségében nem tartózkodnak egy munkatérben. Annak érdekében, hogy az ilyen módon végzett munka eredményes legyen, akár rendkívül egyszerű, vagy épp nagyon is komplex algoritmusokon alapuló szoftvereket is alkalmazhatunk.

Bizonyos algoritmusok például képesek meghatározni azt, hogy egy adott munkafolyamatot el kell-e indítani, ki kell-e hagyni egy bizonyos feladatot, vagy épp át kell-e irányítani azt egy kompetens ügyintézőhöz. Ha egy munkatárs részéről egy adott művelet elvégzése szükséges, úgy könnyen beállíthatók olyan automatikus értesítések, amelyek rendszeres időközönként figyelmeztetik az adott személyt a feladatra. Egészen addig, amíg a munka elvégzésre vagy épp jóváhagyásra nem kerül. Az ilyen lehetőségek egyszerre teszik a munkavégzést gördülékenyebbé, biztonságosabbá és rugalmasabbá.

Hogy néhány konkrét példát is említsünk, az automatizmus használata rendkívül hasznos az ügyfélszolgálati munkavégzés során. Olyan esetekben, amikor fontos, hogy az ügyfelek kérdéseit és problémáit a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban tudjuk kezelni még abban az esetben is, ha ehhez több átirányításra, eszkalációra is szükségünk van. De az automatizmus olyan szituációkban is hasznos, amikor egy adott munkafolyamat több fél közbeavatkozását, jóváhagyását igényli. Ilyen lehet például pénzügyi területen a számlák kezelése, kifizetése.

Automatizmus a pénzügyi feladatok terén: hogyan segíti a csapatmunkát egy algoritmus?

A Covid-19 járvány utóhatása és a jelenleg is fennálló válsághelyzet a legtöbb céget arra sarkallta, hogy visszafogja a kiadásait. Éppen ezért, a költségvetés tervezhetősége napjainkban fontosabb egy vállalat életében, mint korábban valaha.

Ennek tükrében egyáltalán nem meglepő, hogy a legtöbb vezető olyan új eszközök és munkamódszerek bevezetésére törekszik, melyek egyrészt képesek visszaszorítani a kiadásokat, másrészt pedig a munkavégzést is hatékonyabbá teszik. Jó hír, hogy egyre több olyan terület akad, amelyet az automatizmus segítségével olcsóbban, kevesebb humán erőforrás bevetésével, mégis effektív módon elvégezhetővé tehetünk.

Ilyenek lehetnek a különböző pénzügyi feladatok: a számlakezelés és feldolgozás, a költségvetés jóváhagyása, a beszerzési kérelmek intézése, vagy épp a kiadásokkal és bevételekkel kapcsolatos jelentések elkészítése is. Egy pénzügyekkel foglalkozó csapat számára a robotizált munkavégzés óriási segítséget jelent, hiszen a dolgozók, megszabadulva a repetitív, napi szinten ismétlődő feladatoktól, könnyebben koncentrálhatnak a munka komplex gondolkodást és igazi csapatmunkát igénylő fázisaira.

Ilyen módon az automatizmus egyszerre képes a mindennapos feladatok többségét olcsóbban, hatékonyabban és biztonságosabban elvégezhetővé tenni, arról nem is beszélve, hogy a munka hosszútávon produktívabb lesz, ami nem csupán a növekvő profitot, de a növekvő ügyfélelégedettséget is magával hozza.

Szóval, miért érdemes megfontolni a munkafolyamatok automatizálását?

Az automatizmus több előnnyel is bír, és gyakorlatilag minden vállalat megtalálhatja azt a pontot, ami miatt bizonyos munkafolyamatait érdemes lehet részben vagy akár teljes egészében algoritmusokra bízni. A robotizált munkavégzés és a specifikus algoritmusok használata egyrészt képes olcsóbbá tenni a mindennapos feladatok elvégzését, másrészt segít leküzdeni az egyre nagyobb problémának számító munkaerőhiányt. Ez a két dolog pedig a jelenlegi recessziós helyzetben a legtöbb vállalat számára óriási prioritást jelent. Azt is mondhatnánk, hogy felbecsülhetetlen.

A különböző algoritmusok ezen kívül képesek minimalizálni az emberi mulasztásból adódó hibák lehetőségét, ezáltal a munkát nem csak gyorsabban, de hatékonyabban és biztonságosan elvégezhetővé is teszik. Végül pedig hatalmas segítséget jelentenek abban, hogy a csapatok hatékonyabban dolgozhassanak együtt, ha szükséges, akár távoli vagy hibrid munkavégzés esetén is.

Összességében tehát elmondható, hogy a napjainkban már szinte bármely cég számára elérhető technológiák még a jelenlegi, válságos helyzetben is utat nyitnak a jövő felé, és mind a cégek, mind pedig a munkavállalók számára segítenek abban, hogy láthassák végre a fényt az alagút végén.