Az elmúlt évek változásai, különösen a lezárásokkal és korlátozásokkal járó Covid-időszak, szinte minden hazai iparágat felbolygatott. Nincs ez másképp a szállítmányozás terén sem, ahol az adminisztráció területén egyre nagyobb igény mutatkozik az innovatív megoldásokra.

Nem véletlenül, hiszen bizonyos munkafolyamatokkal monotonitásuknak és a feladatok mennyiségének köszönhetően a humán munkaerő egyáltalán nem, vagy csak nehezen tudna megbirkózni.

A rendszeresen jelentkező Dataxo webinar júniusi adásának keretein belül az automatizáció előnyeiről a szállítmányozásban László Julianna, a Trans-Sped Kft. pénzügyi-számviteli osztályvezetője, és Poór Károly, a Dataxo Group vezérigazgatója beszélgettek.

Sikeres válasz a kihívásokra: hogyan lett a Trans-Sped Kft. nagyvállalat?

A Trans-Sped Kft. hazánk egyik legnagyobb magyar tulajdonban lévő logisztikai vállalkozása, mely 1999 óta a hazai piac szereplője. Az elmúlt két évtizedben jelentős nagyvállalattá fejlődött, mely a logisztika számos területén aktív, legyen szó fuvarozásról, szállítmányozásól, raktározásról vagy e-kereskedelmi logisztikáról. A cég országos szinten 16 regionális központtal van jelen és leányvállalataival együtt több mint 900 főt foglalkoztat. A hazai piac mellett pedig Szlovákiában és Romániában is jelen van egy-egy leányvállalattal.

A Trans-Sped Kft. sikerét többek közt olyan számadatok igazolják, mint 24,4 milliárd forintos éves árbevétel, a 200 000 négyzetméternyi raktárterület vagy a 230 saját gépjárműből álló flotta, mellyel partnereik rendelkezésére állnak.

Az elmúlt időszak különösen gyors növekedést hozott a vállalat számára, vagy ahogy László Julianna fogalmaz, a Trans-Sped Kft. hirtelen vált igazi nagyvállalattá. Ez többek közt az ország több területén történt cégfelvásárlásoknak, illetve a tevékenység rohamos ütemben történő bővülésének köszönhető. Ez a felfokozott ütemű növekedés pedig olyan igényeket is magával vont, mint az adminisztrációs feladatok hatékonyabbá tétele.

Miért volt kulcsfontosságú a számlakezelés automatizálása?

Az adminisztrációs folyamatok újragondolása egy nagyvállalat számára is komoly kihívást jelent. Ezt a Trans-Sped Kft.-nek leginkább új programok, például a saját szállítmányozási szoftver alkalmazásával, valamint a különböző automatizációs megoldások bevezetésével – például a számlakezelés automatizációjával – sikerült legyőznie. A vállalat célja, hogy a továbbiakban is olyan fejlesztéseket lépjen meg, melyek segítenek abban, hogy hatékonyabbá tegyék az ügyviteli folyamataikat.

A Trans-Sped Kft.-nek egy év alatt körülbelül 65-70 ezer bejövő számlával kell megbirkóznia. Ez havonta megközelítőleg 4500 számla feldolgozását jelenti. Ezeket a számlákat iktatni, igazolni és könyvelni is kell. És mivel a vállalat meglehetősen sok üzletágban tevékenykedik, ez egyáltalán nem tekinthető egyszerű feladatnak, hiszen a számlákat üzletági szinten, vagy akár osztályszinten is külön kell kezelni, többek közt a hatékony elemzések érdekében is.

Minden kezdet nehéz: hogyan zajlott az automatizált megoldások bevezetése?

A folyamat első lépése minden esetben a felismerés. Ahogyan László Julianna is elmondta, a Trans-Sped Kft. egy idő után felismerte azt, hogy a hatalmas mennyiségű számlával csak akkor tudnak megbirkózni, ha a vállalat hatékonyabbá teszi a számlakezelés folyamatát. Az igény felismerése pedig már egyenes utat jelentett a megoldáshoz vezető ötletek megszületéséhez.

A Trans-Sped Kft. számára a leghatékonyabb módszert a Dataxo Group által kínált szolgáltatás jelentette, főként más megoldásokkal szembeni rugalmasságának és egyszerű kezelhetőségének köszönhetően. Ez a két szempont különösen fontos volt a vállalat számára, Magyarország egyik legnagyobb logisztikai cégeként. A Trans-Sped híres arról, hogy mind a szállítói, mind a vevői oldalon álló partnereikhez a lehető leghatékonyabban alkalmazkodik.

Julianna szerint a megoldást eleinte sokan fogadták kétkedve, és az elindulás során akadtak nehézségek, azonban ezeket sikerült hamar leküzdeni. A rövid alkalmazkodási időszak után pedig rendkívül pozitív visszajelzések érkeztek a rendszert illetően. A dolgozók elmondták, hogy az automatizált számlakezelés nemcsak hatékonyabbá, de biztosabbá is teszi a munkavégzést, hiszen a mindennapos munka mennyiségének csökkentése mellet a hibalehetőségek számát is képes minimalizálni. Ez pedig hatalmas segítséget jelent, hiszen valljuk be, a Trans-Sped esetében releváns számlamennyiség feldolgozása során a hibalehetőségek száma egyáltalán nem csekély, és akár egy figyelmetlenségből elcsúszott tizedesvessző is komoly problémákat okozhat.

Kihívások persze mindig akadnak. László Julianna véleménye szerint a szállítmányozás terén különösen nehéz feladat az e-számlázás, hiszen a számlákat sok esetben a fuvardokumentumokkal együtt kell továbbítani, így sok partner nem fogadja az aláírással hitelesített, PDF formátumú számlákat sem. Ugyanakkor a beérkező oldalon egyre kevesebb a papíralapú számla, ami azt jelenti, hogy egyre nagyobb az igény a digitális megoldásokra. Ezt igazolja a Dataxo Group kutatása is, mely szerint a cégek 45–65 százaléka bocsájt ki elektronikus számlát, azonban mindössze 8 százalék az, aki be is fogad ilyen jellegű dokumentumot.

Ezek a tapasztalatok pedig egyértelműen bizonyítják azt, hogy a jövőben az automatizált számlafeldolgozás olyan feladat, melyet a szállítmányozással foglalkozó cégeknek mindenképp érdemes a mindennapi munkafolyamataik részeként integrálni.

Hogyan tovább: a jövő kulcsa a digitalizációban rejlik

A Trans-Sped Kft. esetében az automatizáció kiváló megoldásnak bizonyult. Olyannyira, hogy a belföldi számlafeldolgozás már automatikusan működik, a külföldi számlák kezelésének folyamata pedig a közeljövőben szintén automatizálásra kerül. Sőt, a vállalat meglehetősen pozitívan tekint a jövőbe, és nagy potenciált lát olyan egyéb folyamatok automatizálásában is, mint például a könyvelés. Julianna szerint a könyvelés automatizálásával a vállalat nagymértékű hatékonyságjavulást, adatminőségi javulást, és hatékonyságnövekedést érhet el. Ez pedig nagymértékben segítené a fontos döntések előkészítését, ezáltal pedig a cég továbblépését, jövőbeli fejlődését is.

A következő évekre vonatkozó tervekben így a cég komoly elköteleződést mutat a digitalizáció irányába. A digitalizáció pedig, ahogyan László Julianna fogalmaz, „a hatékonyabb folyamatok és a rendszerben gondolkodásnak a jövőképét vetíti” a Trans-Sped Kft. elé. A vállalt tehát már foglalkozik azzal, hogy a munkafolyamatait egy új szintre emelje, és rendszereiben az adatokat gyorsan, hatékonyan és automatikusan tudja rögzíteni, ezáltal egyszerűbbé, biztonságosabbá és eredményesebbé téve a mindennapos munkát.

Julianna véleménye szerint az automatizált megoldások segítségével a bizonyos feladatok elvégzésére szánt idő 2-3 éven belül a felére is csökkenthető. Ilyen módon az aktuális feladatok ellátása érdekében nincs szükség új munkaerő toborzására, ami napjaink munkaerőhiány által sújtott piacán (különösen a könyvelés terén) meglehetősen nagy előnynek tekinthető. A munkatársak pedig a monoton feladatok helyett a komplex, valódi gondolkodást és emberi beavatkozást igénylő dolgok elvégzésére koncentrálhatnak.

A digitális fejlődés megállíthatatlan. Tartsunk lépést vele!

Összességében elmondható, hogy a legtöbb logisztikai cég életében akadnak olyan monoton, repetitív feladatok, melyek automatizálása egyrészt rengeteg erőforrást képes felszabadítani, másrészt pedig a nullával egyenlővé teheti az emberi mulasztásból, tévesztésből adódó hibák lehetőségét. Ez nagyban hozzájárul a hatékonyabb, produktívabb munkafolyamatok kialakulásához, és egyértelműen segíti mind a partneri, mind pedig az ügyféloldalon történő kapcsolatok kialakítását, megerősítését.

Fontos tehát, hogy minél nyitottabban álljunk az innovációkhoz, hiszen, mint ahogyan László Julianna is elmondja, a digitális fejlődés egyre nagyobb léptékkel halad előre. Azok a vállalatok pedig, akik nem képesek lépést tartani vele, sajnos lemaradnak a piaci versenyben. A digitális megoldásokkal kapcsolatos tudástól elhatárolódó munkaerő pedig a jövő munkaerőpiacán nem lesz kelendő.

Egy igazán jó vállalat azonban minden szempontból megadja a lehetőséget és a türelmet dolgozóinak és partnereinek is azzal kapcsolatban, hogy képesek legyenek alkalmazkodni a jövőbe mutató változásokhoz, ezáltal egyszerre támogatva személyes fejlődésüket és a cég előrelépését.