Napjainkban egyre többet olvashatunk az automatizációról, a gépi tanulás és a mesterséges intelligencia jelenéről és jövőjéről. Erről, valamint az RPA (robotizált folyamatautomatizálás) rendszerek létjogosultságáról, használatáról és az automatizációt segítő robotok jövőjében rejlő lehetőségekről beszélgettek a Dataxo Group legutóbbi webinárjának keretében Klotz Tamás, a Pillér Kft. stratégiai igazgatója, Fodor László, a Winformatics Technology Zrt. vezérigazgatója és Poór Károly, a Dataxo Group cégvezetője.

Sokan hitetlenkedve ráncolják a homlokukat, mondván, képtelenség, hogy az algoritmusok helyettesíteni tudják az emberi precizitást bizonyos munkafolyamatok során. Mások azonnal a legrosszabbra gondolnak, és tömeges munkanélküliséget vizionálnak a pozíciójukra törő, intelligens robotoknak köszönhetően.

Az igazság azonban az, hogy mindkét nézőpont véleménye erős túlzás, hiszen a megfelelő használat esetén az automatizáció mind a cégek, mind pedig munkavállalóik és ügyfeleik számára jól működő, jövedelmező megoldást jelenthet.

Hogy hogyan is működik ez a dolog a gyakorlatban, kiválóan illusztrálja Artúr, a NAV teljesítési igazolások kiállításával foglalkozó „munkatársa”, aki közel sem egy hús-vér ember.

Mi az RPA, hogyan működik, és milyen feladatok ellátására lehet képes egy robot?

A robotizált folyamatautomatizálás (Robotic Process Automation, RPA) az eredetileg emberek által végzett, ám standardizálható folyamatok szoftverrobotokkal történő megvalósítását jelenti. Maga a fogalom hivatalosan 2012 óta létezik, a technológia azonban ennél régebbre vezethető vissza, egészen az automatizált tesztelési folyamatok elterjedéséig.

Az automatizációs folyamatok legfőbb célja, hogy hatékonyabban és egyszerűbben elvégezhetővé tegyék a munkafolyamatokat azáltal, hogy bizonyos feladatok elvégzésének terhét leemelik a munkavállalók válláról. Ilyen módon a produktivitás növelésében, valamint a munkaerőhiány negatív hatásainak csökkentésében is a cégek segítségére lehetnek.

Nyakunkon a Skynet, avagy öntudatra ébredhetnek-e a robotok?

Ahogyan Fodor László fogalmaz, az RPA rendszerek esetében csupán egy csupasz keretrendszerről beszélünk, amit bizonyos tevékenységek végrehajtása céljából találtak ki, és csak az ember által meghatározott paraméterek mentén képes dolgozni. Ez azt jelenti, hogy a szoftverrobotok csak azt a munkát végzik el, amit megtanítunk nekik, tehát nem „kelhetnek életre”, nem hajthatnak végre önálló akaratukból bármit. Az általuk végzett munka minden esetben gondosan logolásra kerül, ezáltal a folyamat minden lépése visszakereshető és ellenőrizhető.

Az elmúlt időszakban ezek a keretrendszerek persze rengeteget fejlődtek, és már az elmúlt 6 évhez képest is teljesen más dimenziókról, sokkal hatékonyabb működésről beszélhetünk. Ez a fejlődés pedig előre láthatóan nem áll meg ezen a szinten.

Ettől függetlenül az RPA a kifejezés klasszikus értelmében nem Mesterséges Intelligencia, azaz nem hoz és hajt végre önálló döntéseket. Például egy hitelbírálat esetén egy pénzintézetben egyértelműen nem használható. Bizonyos minta ismétlődése esetén azonban machine learning algoritmusokkal ezek a szoftverrobotok is taníthatók.

Klotz Tamás ehhez hozzátette, hogy habár maga az RPA nem intelligens, ettől függetlenül MI-alapú algoritmus bizonyos folyamatokban integrálható. Ezáltal az RPA valamilyen szintű döntéselőkészítésre is képes. A mai robotokat azonban csak a humán erőforrás kiegészítő segédjeként használjuk, éppen ezért magára a döntés meghozatalára nincs jogosultságuk.

És mi a helyzet a munkahelyeinkkel?

Fodor László szerint alaptalan félelem attól tartanunk, hogy a robotok a jövőben elveszik a munkánkat. Egy RPA rendszer feladata ugyanis egészen más. Mégpedig az, hogy segítsen az erőforrások felszabadításában, illetve a munkaerő hatékony átcsoportosításában.

Klotz Tamás véleménye is megegyezik ezzel, aki szerint egy RPA rendszer használatának számos különböző hajtóereje lehet. Egy vállalat rengeteget takaríthat meg például egy szoftverrobot használatával, mely a leggyakrabban full-time employee költségek megtakarításában mutatkozik meg. Azonban ez szinte sohasem elbocsátásokban nyilvánul meg, sokkal inkább a munkavállalók nyakába szakadó túlterhelés csökkenésében.

Ahogyan történt ez a NAV esetében is, hiszen a dolgozók sok feladatot nem tudtak ellátni az automatizációs folyamat kezdete előtt. Azonban Artúr, a szoftverrobot segített az erőforrások megfelelő átcsoportosításában. Érkezése óta így a dolgozók magasabb szintű, összetettebb feladatok megoldásával foglalkozhatnak. A megtakarítás ebben az esetben tehát a több feladat elvégzésének lehetősége azonos időintervallumon belül.

RPA és a hazai cégek: mennyire nyitottak az emberek a robotokkal való együttműködésre?

Fodor László szerint akár még háromnegyed évvel ezelőtt is elérhetetlennek tűnt az, hogy egy kisvállalkozás robotokat alkalmazzon bizonyos feladatok automatizálása céljából. Mára az újgenerációs megoldásoknak köszönhetően azonban a technológia egyre szélesebb körben elérhető. A következő években így a megoldás egyértelműen eléri a nagyobb cégek után a KKV-kat is. Gyakorlatilag már csak az a kérdés, hogy akarnak-e élni az RPA-k által kínált előnyökkel vagy sem. Mindenképp érdemes azonban félretenni a félelmeket és aggályokat, és élni a lehetőséggel, hiszen az szoftverrobotok használata jelenleg komoly versenyelőnyt kínál. Sokkal olcsóbb és sokkal könnyebb feladat lesz a jövőben egy robot alkalmazása, mint embereket találni a nagy monotonitástűrő készséget igénylő, ámde kevésbé komplex feladatok ellátására. Így a vezetők számára is egyre meggyőzőbb az RPA használata. Aki pedig nem fog élni ezzel, idővel a versenytársak mögött marad.

A helyzet pedig alapvetően katalizálja azt, hogy bizonyos munkakörök betöltésére hamarosan nemcsak egy lehetőség lesz az RPA megoldások alkalmazása, hanem muszáj is lesz ezekkel együtt élnünk és dolgoznunk. A legkisebb kihívást pedig a technikai kérdések jelentik. A tapasztalatok szerint ezekkel a legkönnyebb megbirkózni. Sokkal inkább a félelmek és fenntartások azok, amiket félre kell tenni, és meg kell tanulnunk élni az új technológia által kínált lehetőségekkel.

Artúr a NAV-nál: egy tökéletes példa a jól működő integrációra

Klotz Tamás elmondta, hogy habár az államigazgatási szervek folyamatai meglehetősen szabályozottak, ennek ellenére a túlterhelt ügyfélszolgálatok ténye a NAV esetében is felvetette az innováció igényét. Így merült fel a monoton, sok számban ismétlődő tevékenységek automatizációjának gondolata.

Az Artúr névre keresztelt szoftverrobot a jövedelemigazolások kiállításával foglalkozik, melyekből a NAV-nak évente több százezer példányt kell kiadnia, a feladat pedig nem egyenletes terhelésben oszlik el éves szinten. Bizonyos időszakokban az igény meglehetősen megugrik.

A tervezési folyamat során a fejlesztők olyan felvetődő technikai és technológiai kérdésekkel találták szembe magukat, melyek a nagyvállalatok esetében is jellemzőek lehetnek. Először kérdések, például a változáskövetés vagy, a háttérrendszer terhelhetőségével kapcsolatos kérdések merültek fel. Ezután A változáskövetés, háttérrendszer terhelhetőségének vizsgálata, és egy 2-3 hónapos tesztelés után egy hosszabb folyamat következett, melynek során a már működő megoldást el kellett fogadtatni a humán munkaerővel és tudatosítani azt a dolgozókban, hogy az RPA nem a munkahelyükre pályázik. Egyszerűen csak szeretné tehermentesíteni őket.

Érdemes tehát úgy gondolniuk rá, mint egy új alkalmazottra, egy hasznos kollégára. A megismertetése éppen ezért hasonlóan zajlott az új kollégák beiktatása során alkalmazott HR folyamathoz. Ez valamilyen szinte segítette a félelem és a bizonytalanság kezelését. Sőt, olyan jól működött, hogy később maguk a dolgozók ruházták fel a robotot az Artúr névvel, ezáltal megszemélyesítve és „kollégájukká fogadva” őt.

Azóta a szoftverrobot Veszprém megyében dolgozik, meglehetősen jó eredményekkel És habár kihívások továbbra is akadnak, a megoldás hatékonynak mondható, így a fejlesztők jelenleg a területi kiterjesztés fázisába léptek.

RPA a mindennapokban: a hatékony működés érdekében fontos a megfelelő optimalizáció

A szakértők egyetértettek abban, hogy az RPA rendkívül sokoldalúan alkalmazható, a sikeres munka érdekében azonban fontos tudni azt, hogy milyen folyamatokat szeretne az adott cég a segítségével egyszerűsíteni.

Fodor László szerint ez egyrészt azért fontos, mert minél egyszerűbb folyamattal vágunk neki az automatizációnak, annál nagyobb a sikerélmény, ami a további munka szempontjából nagy löketet jelent. Nem feltétlenül kell tehát egy teljes folyamatot automatizálni, eleinte részfeladatokban is gondolkodhatunk.

Másrészt pedig az ilyen jellegű, monoton teendők kiváltásának alapvetően a dolgozók is örülni fognak. Ez nagyon fontos, hiszen a technikai kérdések megugrásánál sokkal komolyabb kihívást jelent az emberi aspektus.

Az RPA mellett a számlafeldogozás is könnyen automatizálható folyamat, hisz a technológia már kipróbált, és most, hogy a NAV rendszere is rásegít, nagyobb körben lehet elérhető a vállalatok számára. Egy ilyen hibrid, NAV XML-t és OCR-t is használó megoldás remekül képes támogatni az RPA adatéhségét, tette hozzá Poór Károly.

Összességében elmondható, hogy repetitív, monoton feladatok még a legkisebb cégek esetében is akadnak, éppen ezért az RPA megoldások bármely vállalkozás működését segíthetik. Fontos azonban, hogy az automatizációt minden cég esetében megfelelő módon kell optimalizálni. A cél ugyanis nem a teljes munkafolyamatok újragondolása és átalakítása, sokkal inkább a már meglévő gyakorlatok egyszerűbbé, hatékonyabbá és produktívabbá tétele.

Forrás: ITBusiness