A különböző munkafolyamatok automatizációját az üzleti életben egyre nagyobb érdeklődés övezi világszerte. Ennek oka, hogy a folyamatra fordított minimális befektetés hosszú távon rengeteg dologban képes megtérülni. Az automatizáció ugyanis a feladatok megkönnyítésében, a hibalehetőségek minimalizálásában, ezáltal pedig a produktivitás eredményes növelésében.

Ha tehát bizonyos feladatokat szoftverrobotokra bízunk, azzal évente több száz munkaórát is spórolhatunk, az anyagi oldal előnyeiről már nem is beszélve. Sok vállalat számára nem tiszta azonban, hogy hogyan is vágjon bele a dologba, mások pedig még mindig idegenkednek attól, hogy bizonyos munkafolyamatokat algoritmusokra bízzanak. Ez a félelem azonban alaptalan.

Most mutatunk néhány olyan munkafolyamatot, melyeket a szoftverrobotok és a gépi tanulás segítségével hatékonyan automatizálhatunk, ezáltal pedig egy új szintre emelhetjük vállalatunk működését. Valamint megmutatjuk azt is, miért nem szabad félnünk az automatizációs megoldások alkalmazásától.

Pénzügyi feladatok automatizálása

A pénzügyekkel kapcsolatos feladatok minden vállalat életében a működés egyik fontos alappillérét jelentik. A számlafeldolgozás, a könyvelés, valamint a bevételek és a tranzakciók nyomon követése olyan szükséges rossznak tekinthető, mely az esetek többségében rengeteg időt és energiát képes elvenni a főtevékenységtől.

Ezeket a feladatokat ráadásul nem bízhatjuk akárkire, hiszen különösen nagy odafigyelést igényelnek. Elég lehet egy figyelmetlenség miatt rossz helyre kerülő tizedesválasztó, és máris kész a baj.

Szerencsére azonban ma már számos pénzügyi munkafolyamat automatizálhatóvá vált a különböző algoritmusok segítségével. Az úgynevezett szoftverrobotok lehetővé teszik, hogy az olyan, mindennapos tevékenységek, mint például a számlafeldolgozás akár emberi beavatkozás nélkül is elvégezhetők legyenek Ez egyrészt segít abban, hogy minimalizáljuk a munkaerő vállára nehezedő terhek súlyát, másrészt pedig az emberi mulasztásokból, tévesztésekből adódó hibalehetőségek számát gyakorlatilag a nullával teszi egyenlővé.

A különböző algoritmusok többek közt olyan pénzügyi feladatok automatizálásában segíthetnek, mint a:

  • bérszámfejtés;
  • számlakezelés és kifizetés;
  • emlékeztetők kiküldése fizetések elmaradása esetén;
  • és rengeteg egyéb, fontos munkafolyamat vagy részfeladat.

Automatikus adatfeldolgozás és adatmentés

Az adatgyűjtéssel és adatkezeléssel kapcsolatos munkák rendkívül nagy jelentőséggel bírnak a modern cégek életében. A jó minőségű adatok ugyanis a pontos és precíz munkavégzés mellett többek közt az ügyfélkapcsolatok és a marketingfolyamatok szempontjából is nélkülözhetetlenek. Nem hiába fogalmazott úgy Peter Sondergaard, a Gartner Research kutatója is, hogy „Az információ a 21. század olaja, az analitika pedig maga a belső égésű motor.”

Az adminisztrációs munkafolyamatok esetében éppen ezért különösen fontos, hogy a lehető legnagyobb precizitással dolgozzunk. Ebből és repetitív jellegükből adódóan bizonyos adatkezeléssel és -feldolgozással járó feladatok szintén megterhelőek lehetnek a humán munkaerő számára. Különösen az úgynevezett big data korában, mikor egy vállalatnak nap mint nap elképesztő adatmennyiséggel kell megbirkóznia, a feldolgozás mellett pedig az adatbiztonságra is igen komoly figyelmet kell szentelnie.

Arról nem is beszélve, hogy egyes adatkezeléssel és adatvédelemmel kapcsolatos munkafolyamatok nem ismernek sem hétvégét, sem ünnepnapot. Ezeket a maximális biztonság és hatékonyság érdekében az átlagos munkaidőn túl is el kell végeznünk. Ilyen lehet például az adatok feldolgozása mellett a biztonsági mentés is, mely garantálja azt, hogy bármikor hozzáférhessünk a számunkra fontos adatokhoz. Még abban az esetben is, ha valamilyen probléma merülne fel a rendszerben.

A szoftverrobotok nagy előnye, hogy a humán munkaerővel szemben nincs szükségük pihenésre. Akár éjt nappallá téve, munkaszüneti napokon is dolgozhatnak, ezáltal pedig nemcsak az adott vállalat produktivitását képesek kiugró szinten növelni, de a dolgozók válláról is rengeteg terhet és felesleges adminisztrációs munkát képesek levenni.

Ügyfélszolgálati feladatok

Az automatizáció az elmúlt években az olyan munkaterületeket is elérte, melyekről korábban azt gondoltuk, hogy csak humán munkaerő által végezhetők hatékonyan. Hatalmas változást jelentett például az ügyfélszolgálat területén az olyan megoldások megjelenése, mint a chatbotok, melyek a megfelelő programozás és a gépi tanulás segítségével képesek hatékonyan megválaszolni az ügyfelek oldaláról leggyakrabban felmerülő kéréseket.

De az automatizált megoldások az ügyfélszolgálati munka kevésbé evidens területein is segíthetnek. Ilyen lehet például:

  • az automatikusan generált hibajegyek rangsorolása és kezelése;
  • az automatikus problémakezelés és válaszadás a gyakran felmerülő kérdések esetében;
  • az adatkezelés és -feldolgozás automatizálása.

Az ügyfélszolgálati, ügyfélkapcsolati és terméktámogatási feladatok automatizálása a mindennapos munka egyszerűbbé és hatékonyabbá tétele mellett segít az ügyélkapcsolatok megszilárdításában, ezáltal pedig a vállalat renoméjának, pozitív megítélésének megerősítésében is.

Automatizált marketingfeladatok

A marketing alapvetően kreatív munkaterület, melynek teljesértékű automatizálása gyakorlatilag lehetetlen. A minőségi tartalomra és a jól csengő reklámszlogenekre például mindig szükség lesz. Ettől függetlenül azonban az online marketingnek akadnak olyan aspektusai, melyek terén a szoftverrobotok hatékonyan alkalmazhatóak.

Ilyen lehet például:

  • a különböző platformokon futó kampányok kezelése;
  • a releváns célközönségek targetálása;
  • a marketingmegjelenések ütemezése.

Ezeket a feladatokat a legtöbb nagyvállalat marketingszakemberei automatizált módon végzik, így pedig jóval több energiát tudnak a kreatív ötletek kidolgozásába és megvalósításába fektetni. Arról nem is beszélve, hogy az automatizációnak köszönhetően egy teljes ügynökség helyett a marketinggel kapcsolatos feladatokat akár 1-2 ember is képes lehet hatékonyan ellátni.

Nem kell félni a robotoktól: az automatizáció velünk van, nem ellenünk!

Rengetegen tartanak attól, hogy az automatizációs hullámnak köszönhetően veszélybe kerül a munkahelyük, hiszen az általuk végzett feladatokat rövid időn belül robotok fogják elvégezni. Ez a félelem azonban több dolog miatt is alaptalan.

Egyrészt azért, mert a mesterséges intelligencia még nem áll azon a szinten, hogy képes lenne százszázalékban emberi ellenőrzés nélkül ellátni egy adott feladatot. Ez azt jelenti, hogy habár a bizonyos munkaterületeken tevékenykedő szoftverrobotok önállóan végzik a munkájukat, bizonyos szintű tanításra és ellenőrzésre szükségük van ahhoz, hogy az általuk elvégzett feladatok valóban megfeleljenek minden minőségbéli elvárásnak.

Másrészt pedig azért, mert a folyamatosan növekvő piacon egyre erősebb a munkaerőhiány. Gyakorlatilag azokra a monoton és repetitív feladatokra, melyeket a szoftverrobotok képesek hatékonyan elvégezni, már szinte lehetetlen lenne humán munkaerőt találni. Olyan fizetésért cserébe legalábbis, amely a vállalatok számára megérné, már nagyon nehéz hatékonyan toborozni. Összességében tehát elmondható, hogy az automatizáció nem a dolgozók ellen van. Sőt, a szoftverrobotok részben értük, részben pedig a vállalatokért dolgoznak. Ez azt jelenti, hogy míg a cégek oldalán segítik a produktivitás növelését és a kiadások minimalizálását, addig a munkavállalók oldalán egyszerűbben elvégezhetőbbé és kényelmesebbé teszik a munkát. Valamint lehetővé teszik azt, hogy többé ne kelljen foglalkozni az idegölő módon monoton, repetitív munkafolyamatok elvégzésével.

Fontos tehát, hogy ne riadjunk vissza a különböző feladatok automatizálásától, már csak azért sem, mert az elkövetkező években nagy valószínűséggel egyre több vállalt fogja ezt az utat választani. Azok a cégek pedig, akik kimaradnak ebből, idővel a piaci versenyben is csak sereghajtók lehetnek majd. Azok viszont, akik megfelelő módon képesek felmérni azt, hogy mely munkafolyamatokat vagy részfeladatokat tudják hatékonyan automatizálni, egyértelműen az egyre inkább élesedő verseny győztesei lehetnek.